関東では雨が続いているようですが、長崎はまだまだ晴れ間が続いています。
私は自宅兼事務所なのですが、部屋に日差しが入って気持ちいいですよ（＾＾）
セミナー頼んだ！やばい！都合が悪くなってしまった。
セミナーや研修を頼んでいたのに、都合でキャンセルしなければいけなくなった・・・。
今日は、そんな時に注意しなければいけないことをお伝えします。
また、このブログは誰かが開催するセミナーに行けなくなったという内容ではなく、会社として研修講師にセミナー開催のお願いをしていたのに、どうしても会社都合でキャンセルをしなければいけなくなった！という設定でお伝えしていきます。
私もそうですが、ある程度のスケジュールは早くて３ヶ月くらい前から、直近では２週間前くらい前までには依頼が完了していることが多くあります。
私も体１つで動いているので、急に仕事が無くなった！となるとかなりきついです・・・。
でも、実際に研修を依頼してたんだけど、どうしても会社都合でできなくなった。という場面があるかもしれません。
そんな時の対処法を知っておきましょう。
キャンセル料がかかる？
スケジュール帳を見ると、「今月はセミナー依頼がたくさんあって嬉しいな〜」ということがあるとしますよね。
通常スケジュールというのは１週間、１ヶ月単位で組んでいくと思うのですが、セミナーを全国回っていると、月曜日と水曜日がそれぞれ東京でセミナーが入っているということもあり得ます。
そんなときは火曜日も東京に宿泊した方が経費も下がるし、依頼主様の負担も減ります。ということで連泊していたとします。
そんなとき、急に「セミナー依頼のキャンセルがきてしまったら？」顔面蒼白にってしまいます（笑）
こんなときどうすれば良いのでしょう？
講演料金は返却されるのか？
セミナーがキャンセルになった場合、すでに振込が完了している場合もあるかと思います。
そんなときは講演料を返してください。と言えるのでしょうか？その場合は全額返却してもらえるのでしょうか？
通常はセミナーを契約する場合に、日当についての取り決め事項を結んでいるかもしれません。
開催○日前までは７０％
開催○ヶ月前までは５０％
交通費や宿泊料はどうなる？
セミナー開催前にほとんどの講師は航空券の手配や切符の手配など済ませているでしょう。
この場合は全ての料金が帰ってくることは難しいかもしれません。格安航空券などはキャンセルできない条件で安価になっていることもあるでしょうし、宿泊代も負担金がかかった場合はその分の請求をされるかもしれません。
食費は？
食費も負担計上されている場合があるかもしれませんが、普通に考えた場合、当日のギリギリでないと予約キャンセルができるところが多いと思いますので、食べてない場合は費用はかからないと思っていただいて良いと思います。
しかし、ホテル会場での予約等はキャンセル料金がかかる場合がありますので、その場合は対応が必要かと思います。
日当がキモになる
講演を依頼してキャンセルになった場合の負担というのは一番はやはり「日当」の部分だと思います。
日当は「話してもらってないから必要ない？」と思うかもしれませんが、講師側としては「話す機会」を削られてしまった。と考えるのが通常かとおもます。
もし、ギリギリでのキャンセルの場合、他の依頼を受けられていたかもしれません。
講師側としても「話していないからOK」というわけにもいかずその分の負担金を求めるは当然かもしれません。
宿泊や交通費は、実際にかかった費用だけで済むかもしれませんが、キモになるのはやはり日当ですになるかと思います。
出来るだけ早めの連絡を
当たり前のことですが、セミナー開催ができなくなってしまった場合、まずは本人や会社に連絡を取りましょう。
講師側はすでに航空券や切符の手配、ホテル手配など色々済ませているかもしれません。
でも、まずは連絡をすることですね。
メールでも可能な場合もあるかと思いますが、セミナーや研修の開催が直近に迫っている場合は、メールよりも電話の方が対応が早くできる場合がありますのでオススメです。
せめて開催１週間前位くらいなら電話をする方がスムーズに対応ができるでしょう。
現実的には滅多にないことですが、万が一のこともあり得ますので依頼する際には、あとで揉めることのないよう契約書をかわすのが一番良いかと思います。